Wie planst du den Personalbedarf für die nächste Saison?
Vergleiche die Arbeit aus deinen Aufträgen mit den tatsächlich verfügbaren Stunden und Fähigkeiten deines Teams. Rechne sichere Aufträge und mögliche Zusatzaufträge getrennt. Entscheide anschließend, welche Lücke durch bessere Organisation, Entwicklung im Team oder eine neue Stelle geschlossen werden soll. Für die Suche brauchst du ein konkretes Aufgabenprofil, einen Zieltermin und einen Verantwortlichen.
1. Starte mit den Arbeiten, die wirklich anstehen
Für einen ersten Durchlauf empfehlen wir, die nächste Saison in Monate zu gliedern und besonders volle Monate zusätzlich wochenweise anzusehen. Trenne mindestens Neubau und Umgestaltung, laufende Pflege sowie Baustellenführung. Ein freier Tag im Pflegeteam löst nicht automatisch einen Engpass bei einer anspruchsvollen Pflasterbaustelle.
Ordne deine Vorhaben drei Gruppen zu: beauftragt, noch zu entscheiden und gewünschtes Wachstum. Halte je Auftrag den Zeitraum, die geschätzten Personenstunden und die nötigen Fähigkeiten fest. Eine offene Anfrage gehört nicht ungekennzeichnet in denselben Plan wie ein bestätigter Pflegevertrag.
Warum früher planen? Das KOFA beschreibt in seiner Gartenbau-Auswertung von Juli 2026 Fachkräfteengpässe auch außerhalb der Hochsaison. Für deine Planung folgt daraus: Eine ruhigere Winterphase ist kein verlässlicher Hinweis darauf, dass sich qualifizierte Stellen kurzfristig besetzen lassen.
Einordnung: KOFA: Fachkräftemangel im Gartenbau – mehr als ein Saisonproblem ↗
Nutze eure Nachkalkulation und Zeiterfassung vergleichbarer Arbeiten als Ausgangspunkt. Fehlen belastbare Werte, notiere eine Spanne und den Grund dafür. Eine sichtbar unsichere Schätzung ist für die Entscheidung hilfreicher als eine scheinbar genaue Zahl ohne Grundlage.
2. Rechne mit verfügbaren Stunden statt nur mit Köpfen
Die KOFA-Handlungsempfehlung zur Personalplanung unterscheidet zwischen vorhandener Belegschaft, künftig benötigten Kapazitäten und passenden Maßnahmen. Teilzeit und unterschiedliche Aufgabenanteile müssen berücksichtigt werden. Neben der Menge der Arbeit zählt, welche Kompetenzen gebraucht werden.
Methodische Grundlage: KOFA: Personalbedarfsplanung, Stand November 2020 (PDF) ↗
Für deine Einsatzplanung kannst du je Zeitraum so vorgehen: vertragliche Stunden zusammenzählen, bereits bekannte Abwesenheiten und eine begründete Ausfallreserve abziehen, anschließend Zeiten berücksichtigen, die nicht in den Auftragsstunden stecken. Nutze für Bedarf und Kapazität dieselbe Abgrenzung. Wenn Anfahrt und Beladen bereits zum Auftrag gehören, ziehst du sie nicht nochmals von der verfügbaren Zeit ab.
Fiktives Rechenbeispiel: vier Wochen im Frühjahr
Ein Betrieb plant vier Personen mit jeweils 40 Stunden pro Woche. Diese Werte sind frei gewählte Annahmen, keine Branchenvorgaben. Gezählt werden Personenstunden; drei Menschen für acht Stunden entsprechen 24 Personenstunden.
| Vertragliche Zeit: 4 × 4 × 40 Stunden | 640 Std. |
|---|---|
| Urlaub, Schulung und Reserve | −96 Std. |
| Interne Organisation außerhalb der Aufträge | −48 Std. |
| Verfügbar für Aufträge | 496 Std. |
| Bedarf aus bestätigten Aufträgen, einschließlich Anfahrt und Beladen | 560 Std. |
| Rechnerische Lücke: 560 − 496 | 64 Std. |
Ein noch nicht beauftragtes Projekt würde weitere 124 Stunden benötigen. Das ergibt im Zusatzszenario eine Lücke von 188 Stunden. Im Grundplan bleiben es 64 Stunden.
Aus einer Lücke von 64 Stunden folgt noch keine volle zusätzliche Stelle. Prüfe, in welchen Wochen die Arbeit anfällt, welche Aufgaben dahinterstehen und ob die Lücke in weiteren Monaten bleibt. Eine positive Monatssumme kann außerdem verdecken, dass zwei Kolonnen am selben Tag dieselbe fachliche Leitung benötigen.
3. Benenne die Fähigkeit, die am Engpass fehlt
Ergänze die Stundenübersicht um drei Fragen: Wer kann die Aufgabe heute selbstständig übernehmen? Wer braucht Begleitung? Wer kann im relevanten Zeitraum vertreten? Besprich das mit der Bauleitung und den betroffenen Mitarbeitern. Geplante Entwicklung sollte zu ihren Interessen und zur verfügbaren Einarbeitung passen.
Eigenes Planungsbeispiel: Ein Pflegebetrieb könnte rechnerisch eine zweite Kolonne besetzen. Tourenplanung, Kundenabstimmung und die selbstständige Beurteilung der Arbeiten hängen aber an einem Vorarbeiter. Eine weitere Hilfskraft beseitigt diese Lücke allein nicht.
Die Entscheidung: Kann ein Kollege mit geplanter Begleitung rechtzeitig Verantwortung übernehmen? Falls nicht, muss die Suche die eigenständige Führung der Pflegekolonne ausdrücklich beschreiben.
Die Begriffe Vorarbeiter und Bauleiter reichen dafür nicht. Lege fest, welche Entscheidungen die neue Person treffen soll und welche Unterstützung sie bekommt. Unser Leitfaden zur Suche nach Vorarbeitern und Bauleitern hilft beim anschließenden Stellenprofil.
Wie eine konkrete Suche umgesetzt wurde, zeigt die Recruiting-Fallstudie Scheidtmann. Die dort beschriebenen Kampagnenergebnisse sind ein Kundenbeispiel, keine Berechnungsgrundlage für deinen Personalbedarf oder eine Frist für deine Suche.
4. Entscheide zwischen Organisieren, Entwickeln und Einstellen
Nutze die Übersicht für eine konkrete Entscheidung. Diese drei Situationen verlangen unterschiedliche Antworten:
- Die Lücke betrifft einzelne Wochen: Prüfe mit den Beteiligten, ob Reihenfolge und vereinbarte Termine angepasst werden können. Rechne die veränderte Auslastung nach.
- Es fehlt eine bestimmte Fähigkeit: Kläre, ob Entwicklung im bestehenden Team möglich ist, wer anleitet und wann selbstständiges Arbeiten realistisch wird.
- Arbeit und Verantwortung bleiben dauerhaft ungedeckt: Formuliere die zusätzliche oder nachzubesetzende Rolle und prüfe, ob der Betrieb sie auch außerhalb der Spitze tragen kann.
Trenne Ersatzbedarf von Wachstum: Ein bekannter Abgang reduziert die künftige Kapazität; ein neuer Pflegevertrag erhöht den Bedarf. Trage beides an der passenden Stelle ein. Wer den Abgang bereits bei den verfügbaren Stunden abgezogen hat, darf ihn nicht ein zweites Mal als zusätzliche Stundenlücke addieren.
Halte bei unsicheren Aufträgen auch den Auslöser für die Entscheidung fest. Zum Beispiel: „Wenn der zusätzliche Pflegevertrag bestätigt ist, aktualisieren wir die Kapazitätsrechnung und entscheiden über die Stelle.“ So bleibt nachvollziehbar, welche Annahme eine Einstellung trägt.
5. Plane vom benötigten Einsatz zurück
Schreibe auf, ab wann die neue Person welche Aufgabe übernehmen soll. Der erste Arbeitstag und der Zeitpunkt selbstständiger Arbeit können auseinanderliegen. Plane deshalb Einarbeitung, Auswahlgespräche und die Verfügbarkeit möglicher Kandidaten getrennt. Eine pauschale Besetzungsdauer wäre dafür zu ungenau.
Unser Vorschlag für die Reihenfolge: zuerst Aufgaben und Konditionen intern klären, dann die Stelle und passende Einblicke vorbereiten, anschließend Kontakte gewinnen und zuverlässig bearbeiten. Für den Einstieg kannst du den vorhandenen Einarbeitungsplan mit kostenloser Vorlage nutzen. Für die Auswahl gibt es einen Gesprächsbogen für Fachkräfte.
Plane auch Zeit der betreuenden Kollegen ein. Wenn der Vorarbeiter täglich anleitet, steht diese Zeit nicht zugleich uneingeschränkt für einen anderen Auftrag bereit. Nutze den Recruiting-Kostenplaner, um Suchaufwand und Budget zu strukturieren. Die Stundenrechnung ersetzt keine Prüfung der gesamten Personalkosten und der wirtschaftlichen Tragfähigkeit.
6. Halte die Entscheidung schriftlich fest
Die kostenlose Textvorlage lässt sich in eure Textverarbeitung kopieren und je Aufgabenbereich ausfüllen. Sie verbindet Auftragslage, Stundenrechnung, benötigte Fähigkeiten und die Entscheidung zur Suche. Dazu gehören ein Verantwortlicher und ein nächster Prüftermin.
So konkret sollte das Ergebnis sein – fiktives Beispiel:
„Für die bestätigten Pflegeaufträge im April fehlen im aktuellen Plan 64 Personenstunden. Zusätzlich ist die eigenständige Führung einer zweiten Kolonne ungeklärt. Die Bauleitung prüft bis [Datum] die Entwicklung eines Kollegen und erstellt den Wochenplan. Bleibt der Engpass über die Folgemonate bestehen, entscheiden wir über eine zusätzliche Fachkraft mit Führungsverantwortung. [Name] übernimmt die Entscheidung und das Suchprofil.“
Vorlage zur Personalplanung herunterladen (TXT) ↓
Überprüfe den Plan bei neuen Aufträgen, geänderten Verfügbarkeiten oder einer besetzten Stelle. Für den ersten Durchlauf empfehlen wir zusätzlich einen festen monatlichen Abgleich. Die Planung soll die nächste Entscheidung erleichtern, nicht eine einmal ausgefüllte Datei bleiben.
Ist der Bedarf klar?
- Bestätigte Aufträge und mögliche Zusatzaufträge getrennt.
- Bedarf und Kapazität für denselben Zeitraum berechnet.
- Abwesenheiten, Reserve und interne Zeiten jeweils nur einmal berücksichtigt.
- Fähigkeiten, Verantwortung und Vertretung je Aufgabe geklärt.
- Entwicklung im Team und angepasste Abläufe geprüft.
- Suchprofil, Einarbeitung, Budget und Verantwortlichen festgelegt.
Häufige Fragen zur Planung
Wie weit im Voraus sollte ein kleiner Betrieb planen?
Beginne mit den bereits absehbaren Aufträgen und Veränderungen im Team. Eine Übersicht für die nächste Saison ist ein sinnvoller Arbeitsrahmen; besonders volle Zeiträume solltest du genauer auf Wochen herunterbrechen. Bekannte langfristige Veränderungen gehören zusätzlich in einen längeren Ausblick.
Wie berücksichtige ich Teilzeit?
Rechne mit den tatsächlich vereinbarten Stunden im jeweiligen Zeitraum. Prüfe zusätzlich die Verteilung auf Wochentage und die nötigen Fähigkeiten. Zwei Personen mit zusammen passender Stundenzahl sind nicht automatisch am selben Tag für dieselbe Aufgabe verfügbar.
Bedeutet eine Stundenlücke immer, dass wir einstellen müssen?
Nein. Sie zeigt zunächst fehlende Kapazität unter den gewählten Annahmen. Prüfe Aufgabenverteilung, Termine und die Dauer des Engpasses. Für eine Einstellung müssen auch das konkrete Rollenprofil, die Einarbeitung und die wirtschaftliche Planung passen.
Wann sollte die Recruiting-Kampagne starten?
Sobald Bedarf, Aufgaben, Konditionen und Betreuung der Interessenten ausreichend geklärt sind. Plane vom gewünschten Einsatz und der nötigen Einarbeitung zurück. Welchen Vorlauf du brauchst, hängt unter anderem von Rolle, Region, Angebot und Verfügbarkeit der Kandidaten ab.
Quellen & Einordnung
Recherchestand: 26. Oktober 2026. Die Arbeitsmarkteinordnung bezieht sich auf KOFA Kompakt 06/2026: Fachkräftemangel im Gartenbau – mehr als ein Saisonproblem, aktualisiert am 14. Juli 2026. Methodische Grundlage ist die KOFA-Handlungsempfehlung Personalbedarfsplanung (PDF, November 2020).
Rechenbeispiel, Entscheidungshilfen und Textvorlage wurden von Greenfield Digital für diesen Beitrag erstellt. Die angenommenen Stunden beschreiben keinen Kundenbetrieb und keine allgemeine Leistungsnorm. Dieser Beitrag wurde mit KI-Unterstützung recherchiert und erstellt. Mehr über die Greenfield Redaktion.