Onboarding im GaLaBau: ein Einarbeitungsplan für 30 Tage

1. Übersetze die Zusage in einen konkreten Start

Im Bewerbungsgespräch hast du eine Rolle beschrieben. Jetzt braucht das Team dieselbe Vorstellung davon. Notiere, für welche Arbeiten die Person eingestellt wurde, was sie bereits mitbringt und wobei sie Unterstützung benötigt. Die Notizen aus unserem Gesprächsbogen fürs GaLaBau-Bewerbungsgespräch können dafür der Ausgangspunkt sein.

Das KOFA empfiehlt, den Einstieg schon vor dem ersten Arbeitstag vorzubereiten: mit einem Einarbeitungsplan, klaren Zuständigkeiten und einer festen Ansprechperson. Für deinen Betrieb bedeutet das zunächst: Wer begrüßt die Fachkraft, in welcher Kolonne startet sie und wer springt ein, wenn die vorgesehene Begleitung fehlt?

Grundlage: KOFA: Onboarding im Unternehmen gestalten ↗

Versende die Nachricht erst, wenn der Ablauf mit den Beteiligten abgestimmt ist. Eine benannte Ansprechperson hilft wenig, wenn sie zur gleichen Zeit eine andere Baustelle allein betreuen muss. Blocke deshalb auch die Begleitung in eurer Einsatzplanung.

2. Plane den ersten Tag als Orientierungstag

Erkläre am Betriebshof die Wege, Zuständigkeiten und wichtigsten Absprachen. Dazu gehören zum Beispiel Treffpunkte, Materialausgabe, Zeiterfassung und die Rückmeldung bei einer Verzögerung. Zeige, wo aktuelle Projektunterlagen liegen und wen man bei widersprüchlichen Angaben fragt. Lass die neue Person den nächsten Schritt in eigenen Worten zusammenfassen; daran erkennst du offene Fragen besser als an einem schnellen Nicken.

Sicherheitsunterweisung gehört vor die betreffende Tätigkeit. Die SVLFG weist auf Unterweisungen vor Arbeitsaufnahme, bei geänderten Verfahren und wiederkehrend hin. Nutze die passenden betrieblichen Unterlagen und dokumentiere die Durchführung. Der Einarbeitungsplan ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch erforderliche Unterweisungen, Qualifikationsnachweise oder Beauftragungen.

Fachliche Grundlage und Hilfen: SVLFG: Unterweisung ↗ und SVLFG: Sicher arbeiten im GaLaBau ↗

Wähle für den ersten Einsatz einen überschaubaren Aufgabenbereich, dessen Voraussetzungen geklärt sind. Besprich zum Tagesende kurz: Was war verständlich? Wo fehlten Informationen? Was passiert morgen? Notiere eine konkrete Änderung für den nächsten Tag, wenn etwas nicht gepasst hat.

3. Ein 30-Tage-Plan mit sichtbaren Lernzielen

Fiktives Arbeitsbeispiel: Eine ausgebildete Landschaftsgärtnerin wechselt in einen Betrieb, der Privatgärten gestaltet und pflegt. Sie bringt Pflanzerfahrung mit, kennt aber eure Abläufe noch nicht. Die folgenden Etappen sind unser redaktioneller Planungsvorschlag. Passe Dauer und Aufgaben an Erfahrung, Einsatzgebiet und verfügbare Betreuung an.

Vor dem Start: Einsatz und Begleitung sichern

Zuständig: Inhaber und Vorarbeiter. Ergebnis: Die erste Kolonne, Begleitung und Vertretung stehen fest; Ausstattung, notwendige Voraussetzungen und der Tagesablauf sind geklärt. Auf dem Plan steht ein Name statt „macht das Team“.

Tag 1: Den Weg durch den Betrieb verstehen

Zuständig: Vorarbeiter und die jeweils fachlich Verantwortlichen. Lernziel: Die Mitarbeiterin findet den gültigen Arbeitsauftrag, kennt die Ansprechpersonen und weiß, wie sie Unklarheiten meldet. Am Ende erklärt sie anhand eines Beispielauftrags, wo sie Plan, Materialangaben und offene Punkte nachschaut.

Woche 1: Einen abgegrenzten Auftrag gemeinsam durchgehen

Zuständig: Eingeteilte Begleitung. Lernziel: Die Mitarbeiterin bereitet einen vereinbarten Arbeitsschritt vor und bespricht ihn vor der Ausführung. Im Beispiel vergleicht sie die Pflanzenliste mit dem vorgesehenen Einsatz, markiert Rückfragen und stimmt diese ab. Die fachliche Ausführung wird passend zur Aufgabe begleitet.

Woche 2 und 3: Mehr Verantwortung gezielt vereinbaren

Zuständig: Vorarbeiter. Lernziel: Die Mitarbeiterin übernimmt einen klar abgegrenzten Bereich mit vereinbarten Rückfragen und Übergabepunkten. Nach einem Einsatz hält sie fest, was erledigt ist, was offenbleibt und wer weiterarbeitet. Der Vorarbeiter prüft die Übergabe anhand der tatsächlichen Aufgabe. Neue Tätigkeiten werden gesondert vorbereitet.

Um Tag 30: Gemeinsam über den nächsten Monat entscheiden

Zuständig: Führungskraft und Mitarbeiterin, mit Rückmeldung der Begleitung. Ergebnis: Ihr benennt Aufgaben, die bereits sicher gelingen, und vereinbart die nächste Lernaufgabe samt Unterstützung. Eine noch nicht geübte Tätigkeit bleibt offen. Ein abgelaufener Monat allein ist kein Nachweis für selbstständiges Arbeiten.

Für eine Pflegekolonne könntest du stattdessen die Auftragsübergabe nach einem Pflegeeinsatz betrachten. In einer Baumschule wäre ein abgegrenzter Warenfluss vom Auftrag bis zur Bereitstellung denkbar. Übertrage die Struktur, aber prüfe Aufgaben, Sicherheitsanforderungen und Verantwortlichkeiten jeweils neu.

4. Besprich Beispiele statt „Läuft schon“

Führe die Rückmeldung an einer konkreten Situation entlang. Unser Vorschlag sind kurze Gespräche am Ende der ersten Woche, nach zwei Wochen und um Tag 30. Die Termine sind eine Planungshilfe. Das KOFA empfiehlt regelmäßigen Austausch mit Führungskraft und Begleitung auch über die ersten Wochen hinaus.

Quelle zum fortlaufenden Austausch: KOFA: Onboarding und Feedback ↗

Trenne dabei die Leistung der neuen Person von Lücken im Betrieb. Wurde eine Übergabe nie erklärt oder fiel die Begleitung aus, ist „arbeitet noch nicht selbstständig“ keine ausreichende Auswertung. Halte fest, welche Anleitung tatsächlich stattgefunden hat und was als Nächstes folgt.

5. Prüfe, ob euer Alltag zum Arbeitgeberversprechen passt

Frage im Monatsgespräch auch: „Was ist so, wie du es im Kennenlernen erwartet hast? Was ist anders?“ Wenn eure Anzeige eine feste Einarbeitung verspricht, sollte die Person diese im Alltag wiederfinden. Wiederkehrende Abweichungen gehören in die Betriebsorganisation und in die nächste Stellenbeschreibung.

Du kannst euren tatsächlichen Einstieg auch in der Mitarbeitergewinnung zeigen: etwa wer neue Kollegen empfängt und wie ihr Aufgaben besprecht. Die kostenlose Drehplan-Vorlage für Recruitingvideos hilft, solche Einblicke vorzubereiten. Verwende nur freigegebene Aufnahmen und Aussagen, die ihr im Betrieb einhalten könnt.

Wie Greenfield eine Kundenkampagne dokumentiert, zeigt die Recruiting-Fallstudie Scheidtmann. Sie belegt die dort beschriebene Mitarbeitergewinnung, nicht die Wirksamkeit dieses Einarbeitungsplans. Für eure Planung lassen sich Aufwand und Recruiting-Ausgaben im Recruiting-Kostenplaner einordnen. Die Betreuungszeit nach dem Einstieg solltest du zusätzlich in der Kolonnenplanung berücksichtigen.