GREENFIELD DIGITAL – EINARBEITUNGSPLAN FÜR DEN ERSTEN MONAT
Kostenlose Arbeitsvorlage | Stand: 5. Oktober 2026
Artikel: https://www.greenfield-digital.de/blog-onboarding-galabau.html

SO VERWENDEST DU DIE VORLAGE
In einem Textprogramm öffnen, für die tatsächliche Rolle anpassen und vor
dem Start mit den Beteiligten besprechen. Für jede neue Lernaufgabe den
Aufgabenblock kopieren. Die ausgefüllte Datei bleibt bei euch im Betrieb.
Zugriff nur für die am Einstieg beteiligten, zuständigen Personen vorsehen.

Die 30 Tage sind ein Planungsvorschlag, keine Frist für vollständige
Einarbeitung. Der Plan ersetzt keine Gefährdungsbeurteilung, Unterweisung,
Qualifikationsnachweise oder erforderlichen Beauftragungen. Eine erledigte
Lernaufgabe ist nicht automatisch eine Freigabe für andere Tätigkeiten.

1. RAHMEN
Betrieb:
Name der neuen Person:
Rolle / vereinbarter Aufgabenbereich:
Startdatum:
Führungskraft:
Begleitung im Alltag / Kontakt:
Vertretung / Kontakt:
In der Einsatzplanung reservierte Zeit für Begleitung:

Was bringt die Person bereits mit?

Was muss im Betrieb noch erklärt oder geprüft werden?

Welche Erwartungen aus dem Bewerbungsgespräch müssen wir einlösen?

2. VOR DEM START
[ ] Erste Kolonne und passende Aufgaben abgestimmt
[ ] Begleitung und Vertretung informiert; Zeit eingeplant
[ ] Treffpunkt, Uhrzeit, Kontakt und Ablauf mitgeteilt
[ ] Ausstattung und Zugänge vorbereitet
[ ] Tätigkeitsbezogene Voraussetzungen und Qualifikationen geprüft
[ ] Notwendige Unterweisungen mit Verantwortlichen eingeplant
[ ] Team über Rolle und Einstieg informiert

Offener Punkt | Wer kümmert sich? | Bis wann?


3. LERNAUFGABE (FÜR WEITERE AUFGABEN KOPIEREN)
Zeitraum / konkreter Termin:
Tatsächliche Aufgabe / Arbeitsbereich:
Was soll die Person anschließend erklären oder zeigen können?

Voraussetzungen und erforderliche Unterweisung vor der Tätigkeit:

Verweis auf betriebliche Nachweise / Unterlagen:
Zuständige Begleitung:
Wer entscheidet über den Umfang selbstständiger Arbeit?
Was darf die Person zunächst nur begleitet tun?
Wann und bei wem hält sie Rücksprache?
Geplanter Termin für die gemeinsame Auswertung:

Was wurde tatsächlich gezeigt / geübt?

Beobachtung an einer konkreten Arbeitssituation:

Was sagt die neue Person dazu?

Status (zutreffendes markieren):
[ ] Noch nicht begonnen
[ ] Erklärt / gemeinsam geübt
[ ] Weitere Begleitung oder Prüfung nötig
[ ] Vereinbarte Aufgabe nach Prüfung selbstständig möglich
Genaue Abgrenzung / Bedingungen / verantwortliche Entscheidung:

Nächster Schritt | Verantwortlich | Termin:

4. ETAPPEN – AUFGABENBLÖCKE ZUORDNEN
Tag 1 – Orientierung in Betrieb, Team und Auftrag:
Lernaufgabe(n):
Zuständige Person:
Termin für Tagesrückblick:

Woche 1 – Einen abgegrenzten Auftrag gemeinsam durchgehen:
Lernaufgabe(n):
Zuständige Person:
Termin für Wochenrückblick:

Woche 2 und 3 – Verantwortung passend zum Lernstand vereinbaren:
Lernaufgabe(n):
Zuständige Person:
Termin für Rückmeldung:

Um Tag 30 – Den nächsten Monat gemeinsam planen:
Termin:
Teilnehmende:
Welche Aufgaben gelingen bereits? Konkrete Beispiele:

Wo fehlt noch Anleitung, Übung oder Ausstattung?

Was bleibt für den nächsten Monat offen?

Nächste Lernaufgabe | Unterstützung | Verantwortlich | Termin:

5. GESPRÄCHSNOTIZ (BEI JEDEM TERMIN KOPIEREN)
Datum / Beteiligte:
Welche Aufgabe lief gut? Beispiel:

Welche Information, Ausstattung oder Unterstützung fehlte?

Was war anders als beim Kennenlernen erwartet?

Lag ein Hindernis im betrieblichen Ablauf? Was ändern wir daran?

Vereinbarung | Verantwortlich | Termin:
Nächster Gesprächstermin:

FIKTIVES AUSFÜLLBEISPIEL – KEIN KUNDENFALL
Aufgabe: Einen Arbeitsauftrag für eine Pflanzung vorbereiten.
Lernziel: Aktuellen Plan und Pflanzenliste finden, Unklarheiten markieren
und vor der Ausführung mit der zuständigen Person abstimmen.
Begleitung: Im Betrieb namentlich einzutragen.
Beobachtung: Auftrag gefunden; Rückfrage zu einer Position selbst benannt.
Offen: Übergabe an die Pflege wurde noch nicht gemeinsam besprochen.
Nächster Schritt: Übergabe an einem passenden Einsatz gemeinsam durchgehen;
Begleitung und Termin konkret eintragen.

FACHLICHE HILFEN
KOFA: https://www.kofa.de/mitarbeiter-finden/rekrutierung/onboarding/
SVLFG: https://www.svlfg.de/unterweisung
SVLFG GaLaBau: https://www.svlfg.de/galabau

Eigene redaktionelle Arbeitshilfe von Greenfield Digital, mit
KI-Unterstützung erstellt. Kein dokumentierter Kundenprozess und keine
Zusage zu Bindung oder Produktivität. Die Sicherheitshinweise beziehen
sich auf die verlinkten deutschen Quellen; betriebliche Vorgaben prüfen.