Mitarbeiter werben Mitarbeiter im GaLaBau: so startest du

1. Prüfe zuerst, ob die Stelle gut erklärt werden kann

Eine Mitarbeiterempfehlung entsteht aus einer persönlichen Beziehung. Dein Kollege soll jemandem verständlich sagen können, was die Arbeit bei euch ausmacht. Dafür genügt „Wir suchen gute Leute“ selten. Kläre vor dem Start drei Punkte: Was soll die neue Fachkraft überwiegend tun? Welche Bedingungen sind fest vereinbart? Wer führt das erste Gespräch?

Die IHK Region Stuttgart empfiehlt, die eigenen Stärken als Arbeitgeber gemeinsam mit Beschäftigten herauszuarbeiten und ehrlich zu formulieren. Übertrage das auf eine kurze Besprechung mit der Kolonne: Welche zwei Aussagen über euren Alltag würdet ihr einem Bekannten genauso erzählen? Wo müsste die Stellenbeschreibung genauer werden?

Grundlage: IHK Region Stuttgart: Einstieg ins Arbeitgebermarketing ↗

Wenn Arbeitszeiten oder Verantwortlichkeiten intern noch strittig sind, kläre diese Punkte zuerst. Die Empfehlung soll ein Bild vermitteln, das im Gespräch und später beim Einstieg Bestand hat. Zum Schärfen der Aufgaben hilft unser Leitfaden zum Gewinnen passender Landschaftsgärtner.

2. Halte den Ablauf auf einer Seite fest

Das KOFA nennt nachvollziehbare Regeln, leichtes Teilen der Stelle und eine faire Auswahl als Grundlagen eines Empfehlungsprogramms. Es betont auch: Die empfehlende Person trägt keine Verantwortung für die spätere Leistung des neuen Mitarbeiters. Kommuniziere das ausdrücklich, damit aus einer freiwilligen Empfehlung keine persönliche Bürgschaft wird.

Quelle: KOFA: Mitarbeiter werben Mitarbeiter ↗

Für einen ersten Durchlauf empfehlen wir einen kurzen internen Steckbrief mit diesen Entscheidungen:

• Stelle: Für welche tatsächlich offene Rolle sucht ihr Empfehlungen?
• Kontakt: Wer übernimmt Anfragen und wer vertritt diese Person?
• Zuordnung: Wie erfasst ihr eine Empfehlung, wenn sich die interessierte Person selbst meldet?
• Dank oder Prämie: Was ist zugesagt, für welchen Anlass und wann?
• Sonderfälle: Was gilt bei mehreren Empfehlungen derselben Person oder einer schon laufenden Bewerbung?
• Zeitraum: Wann prüft ihr den Ablauf, und wer informiert das Team, sobald die Stelle besetzt ist?

Eine Prämie ist eine eigene Budgetentscheidung. Entscheidet euch vor der Ankündigung für klare Bedingungen und lasst deren Ausgestaltung einschließlich Abrechnung zuständig prüfen. Wir nennen bewusst keinen vermeintlich optimalen Betrag: Ein finanzieller Anreiz beantwortet weder die Frage nach passenden Kontakten noch nach der Attraktivität der Stelle.

3. Gib deinem Team eine Nachricht, die sich weitergeben lässt

Unser Vorschlag besteht aus zwei Texten: einer internen Erklärung und einer kurzen Nachricht für interessierte Bekannte. Ergänze die Platzhalter mit echten Angaben. Die Nachricht sollte auf eure konkrete Stelle führen. Ein Link auf eine allgemeine Startseite verlangt sonst, dass der Empfänger erst selbst suchen muss.

Die persönliche Einschätzung soll vom Kollegen selbst kommen. Schreibe niemandem eine Begeisterung vor, die er nicht teilt. Ein freigegebenes Teamfoto oder ein kurzer Einblick in die tatsächliche Tätigkeit kann die Nachricht ergänzen. Unsere kostenlose Drehplan-Vorlage für Recruitingvideos hilft, die passenden Szenen vorzubereiten.

Für einen einfachen ersten Ablauf empfehlen wir, den Link weiterzugeben und die interessierte Person selbst Kontakt aufnehmen zu lassen. So muss das Team keine Lebensläufe oder fremden Kontaktdaten sammeln. Die eigentliche Bewerbung läuft über euren vorgesehenen vertraulichen Kontaktweg.

4. Übernimm das Kennenlernen zuverlässig

Lege im Betrieb fest, wann eingehende Anfragen geprüft werden und wer zugesagte Rückmeldungen übernimmt. Unser Arbeitsvorschlag: Reserviere feste Zeiten im Wochenplan und vereinbare mit der interessierten Person einen konkreten nächsten Schritt. Der Kollege, der den Link geteilt hat, sollte nicht zwischen Büro und Bewerber vermitteln müssen.

Besprich dieselben Kernaufgaben wie bei anderen Bewerbungen. „Kennt jemanden aus dem Team“ sagt noch nichts darüber aus, ob eine Person eure Pflegeeinsätze selbstständig organisieren kann. Nutze den kostenlosen Gesprächsbogen, um Erfahrung, offene Fragen und mögliche Einarbeitung getrennt festzuhalten.

Auch wenn es nicht zur Einstellung kommt, lässt sich für die Hilfe danken. Gesprächsnotizen und persönliche Absagegründe gehören in den zuständigen Auswahlprozess. Für die empfehlende Person reicht die Rückmeldung zum vereinbarten Ablauf beziehungsweise zur zugesagten Anerkennung. Nach einer Einstellung hilft der 30-Tage-Einarbeitungsplan, das Arbeitgeberversprechen im Alltag einzulösen.

5. Prüfe nach dem ersten Durchlauf den richtigen Engpass

Als eigene Planungshilfe schlagen wir vier Wochen bis zur ersten Auswertung vor. Das ist ein Termin zur Prüfung des Ablaufs, keine Frist für eine Einstellung. Halte für diesen Zeitraum fest, wie viele Menschen sich mit dem Hinweis auf eine Mitarbeiterempfehlung gemeldet haben, wie viele passende Gespräche stattfanden und welche nächsten Schritte offen sind.

Es meldet sich niemand

Frage zuerst, ob die konkrete Stelle und der Kontaktweg im Team bekannt sind. Ist das der Fall, kann schlicht ein passender Kontakt fehlen. Daraus lässt sich weder fehlende Loyalität noch automatisch ein schlechtes Arbeitsklima ableiten. Ergänze bei Bedarf andere Suchkanäle.

Es kommen Kontakte, aber die Aufgabe passt nicht

Prüfe den weitergegebenen Text. Wird eine Pflegeposition als allgemeine Gartenarbeit verstanden? Ist der Einsatzort klar? Passe die Information an, bevor du die Zahl der Weiterleitungen erhöhst.

Passende Menschen melden sich, das Kennenlernen stockt

Sieh dir Rückruf, Terminfindung und offene Bedingungen an. Eine höhere Prämie für das Team behebt keinen unbeantworteten Kontakt. Benenne den fehlenden nächsten Schritt und seine zuständige Person.

Erfasse bei den Kosten eine tatsächlich gezahlte Prämie und die interne Bearbeitungszeit. Der Recruiting-Kostenplaner hilft, Aufwendungen und Ergebnisse gemeinsam zu betrachten. Ordne jede Ausgabe einmal zu. Wenn jemand sowohl eine Anzeige gesehen als auch eine Empfehlung erhalten hat, kennzeichne diese Überschneidung; zwei Berührungspunkte sind keine zwei Bewerber.

Dokumentierte Kampagnenergebnisse findest du in unserer Recruiting-Fallstudie Scheidtmann. Sie zeigt die dort beschriebene Kundenarbeit, nicht den Erfolg eines Empfehlungsprogramms. Für deinen Betrieb können Empfehlungen und gezielte Recruiting-Kampagnen unterschiedliche Zugänge zur gleichen offenen Stelle schaffen.