GREENFIELD DIGITAL · PERSONALPLANUNG IM GALABAU Arbeitsvorlage zur nächsten Saison | Stand: 26.10.2026 Betrieb / Aufgabenbereich: ____________________________________ Plan erstellt von: __________________ Stand: __________________ Planungszeitraum: ___________________ Nächster Abgleich: _______ 1. AUFTRAGSLAGE Pro Auftrag ausfüllen; bei Bedarf Zeilen ergänzen. Auftrag / typische Arbeiten: __________________________________ Status: [ ] beauftragt [ ] Entscheidung offen [ ] Wachstumsziel Zeitraum / feste Termine: _____________________________________ Benötigte Personenstunden (ggf. von–bis): ______________________ Quelle der Schätzung / offene Annahmen: ________________________ Nötige Fähigkeiten / Verantwortung: ____________________________ Enthaltene Zeiten, z. B. Anfahrt und Beladen: ____________________ 2. STUNDEN FÜR DENSELBEN ZEITRAUM VERGLEICHEN Personenstunden verwenden: 3 Personen × 8 Stunden = 24 Stunden. Verfügbare Stunden je Person separat prüfen, bei Bedarf je Woche. A Vertragliche Stunden der verfügbaren Belegschaft: ______ Std. B Abwesenheiten, Schulung und Ausfallreserve: ______ Std. C Interne Zeit, die nicht in den Aufträgen steckt: ______ Std. D Für Aufträge verfügbare Zeit (A − B − C): ______ Std. E Bedarf aus bestätigten Aufträgen: ______ Std. F Lücke im Grundplan (E − D): ______ Std. G Bedarf aus konkret benannten Zusatzaufträgen: ______ Std. H Lücke im Zusatzszenario (E + G − D): ______ Std. Positiver Wert bei F/H = rechnerisch fehlende Stunden. Negativer Wert = rechnerisch freie Stunden; Fähigkeiten und Verfügbarkeit an einzelnen Tagen müssen trotzdem passen. B: Überschneidungen ausschließen; Reserve begründen. C: Anfahrt/Beladen nur hier abziehen, wenn sie nicht schon in E/G enthalten sind. Keine Zeit zweimal berücksichtigen. Bekannte Abgänge/Zugänge in A nur ab dem jeweiligen Datum ansetzen. Annahme zur Ausfallreserve: _____________________________________ Plan für einzelne volle Wochen nötig? __________________________ 3. FÄHIGKEITEN UND VERANTWORTUNG Für jede entscheidende Aufgabe wiederholen: Aufgabe: ______________________________________________________ Heute selbstständig möglich durch: ____________________________ Vertretung / deren tatsächliche Verfügbarkeit: _________________ Mit Begleitung möglich durch: _________________________________ Betreuung, Zeitbedarf und Entwicklungsziel: ____________________ Ab wann wird selbstständige Ausführung gebraucht? ______________ 4. ENTSCHEIDUNG [ ] Reihenfolge / Termine / Aufgabenverteilung ändern [ ] Bestehenden Mitarbeiter gezielt entwickeln [ ] Zusätzliche oder frei werdende Stelle besetzen [ ] Weitere Information einholen, dann entscheiden Engpass und Beleg dafür: _______________________________________ Tritt er in weiteren Monaten auf? ______________________________ Abhängige Auftragsentscheidung / Auslöser: ______________________ Gewählte Maßnahme: _____________________________________________ Verantwortlich: __________________ Entscheidung bis: ___________ 5. WENN EINE STELLE GESUCHT WIRD Rolle / überwiegende Aufgaben: _________________________________ Erforderliche Fähigkeiten ab Einstieg: _________________________ Erlernbare Aufgaben und vorgesehene Unterstützung: ______________ Verantwortung / Entscheidungsbefugnisse: ________________________ Startort, Einsatzgebiet, Arbeitszeiten, Konditionen: ____________ Benötigter Einsatz und gewünschter Einstieg: ___________________ Betreuer und reservierte Einarbeitungszeit: _____________________ Suchbudget / Prüfung der gesamten Personalkosten durch: _________ Kontaktperson für Interessenten und Vertretung: ________________ Nächste konkrete Handlung mit Datum: ___________________________ FIKTIVES RECHENBEISPIEL Vier Personen × vier Wochen × 40 Stunden = 640 Stunden. 640 − 96 Abwesenheit/Reserve − 48 interne Organisation = 496 Std. 560 Stunden bestätigte Aufträge − 496 = 64 Stunden Lücke. Mit 124 Stunden Zusatzauftrag: 560 + 124 − 496 = 188 Stunden. Das sind frei gewählte Annahmen, keine Branchenvorgaben. Die Lücke allein bestimmt weder Stellenzahl noch Vertragsmodell. Eigene redaktionelle Arbeitshilfe, kein dokumentierter Kundenfall. Methodischer Bezug und Anleitung: https://www.greenfield-digital.de/blog-personalplanung-galabau.html