KI im GaLaBau: von der Kundenanfrage zum Projektbriefing

1. Starte mit einer wiederkehrenden Büroaufgabe

Eine E-Mail, eine Notiz vom Telefon und ein Foto vom Garten: Bevor du einen Besichtigungstermin vorbereiten kannst, müssen diese Informationen zusammenpassen. Genau dort lässt sich KI im Garten- und Landschaftsbau erproben. Sie kann aus einem freigegebenen Text einen strukturierten Entwurf machen, den dein Büro anschließend mit der Anfrage abgleicht.

Für den Einstieg empfehlen wir eine eng begrenzte Aufgabe: Wünsche zusammenfassen, fehlende Angaben markieren und Rückfragen vorbereiten. Kalkulation, technische Planung und Zusagen bleiben bei den zuständigen Menschen. So lässt sich schon an wenigen Vorgängen sehen, ob der Ablauf im eigenen Betrieb tatsächlich hilft.

2. Lege fest, welche Informationen hineindürfen

Teste zuerst mit einem fiktiven Fall wie dem Beispiel unten. Für echte Vorgänge legt ihr vorher fest, welches Werkzeug freigegeben ist, welche Daten es verarbeiten darf und wer Zugriff bekommt. Ein öffentlicher Chat und ein für euren Betrieb eingerichteter Assistent sind unterschiedliche Arbeitsumgebungen.

Ersetze für eine erste Textsortierung Namen, Anschriften und Kontaktdaten durch eine Vorgangsnummer. Lass persönliche Nebensätze weg, die für das Projekt nicht gebraucht werden. Die Originalanfrage bleibt im bestehenden Kundensystem. Das Ergebnis soll dort als geprüfte Notiz landen, damit keine zweite, unübersichtliche Kundenablage entsteht.

3. So sieht ein brauchbares Briefing aus

Fiktive Beispielanfrage: „Wir möchten unsere alte Terrasse erneuern, ungefähr 35 Quadratmeter. Wir denken an Naturstein. Der Zugang führt durch einen schmalen Seitengang. Schön wäre eine Umsetzung im Frühjahr; unser Budget liegt bei etwa 18.000 Euro. Können Sie sich das ansehen?“

Ein nützlicher Entwurf trennt drei Dinge. Genannt: Terrassenerneuerung, ungefähr 35 m² laut Kunde, Natursteinwunsch, schmaler Zugang, Frühjahr als Wunschzeitraum und etwa 18.000 Euro als Budgetangabe. Offen: Aufmaß, bestehender Unterbau, Entwässerung, genaue Zugangsbreite, Materialauswahl und konkretes Jahr. Nächster Schritt: Angaben prüfen und Rückfragen für eine mögliche Besichtigung vorbereiten.

Die KI darf daraus weder „35 m² bestätigt“ noch „Naturstein für 18.000 Euro machbar“ machen. Auch ein fester Ausführungstermin wäre erfunden. Das Kundenbudget ist eine Angabe aus der Anfrage, keine Kostenberechnung. Die Trennung von Aussage, Unklarheit und nächstem Schritt macht das Briefing überprüfbar.

4. Diese Arbeitsvorlage kannst du testen

Kopiere die folgende Vorlage in ein für deinen Betrieb freigegebenes Werkzeug und nutze zunächst die fiktive Anfrage. Tausche anschließend die benötigten Felder passend zu euren Abläufen aus.

Eine solche Vorlage verhindert Fehler nicht automatisch. Fraunhofer IESE beschreibt, dass Sprachmodelle plausibel klingende Inhalte erzeugen können, die von den Eingaben oder überprüfbaren Fakten abweichen. Deshalb muss das Ergebnis am Original geprüft werden – gerade bei Zahlen und Terminen.

Fachquelle: Fraunhofer IESE: Halluzinationen von generativer KI und LLMs ↗

5. Prüfe das Ergebnis, bevor es weitergeht

Die verantwortliche Person liest Anfrage und Entwurf nebeneinander. Stimmen Maße, Budgetangaben und Zeitwünsche? Sind fehlende Angaben als offen erkennbar? Wurde aus einer Vermutung versehentlich eine Tatsache? Erst danach wird die Notiz im Vorgang gespeichert und ein nächster Schritt zugeteilt.

Beim Beispiel gehört die Zugangsbreite auf die Rückfragenliste. Ob Maschinen durchpassen, welcher Unterbau nötig ist und wie Entwässerung oder Höhenanschlüsse gelöst werden, beurteilt die Fachkraft anhand der tatsächlichen Situation. Ein sauber formulierter KI-Text ersetzt weder Aufmaß noch Besichtigung.

Wenn aus dem Briefing eine Kundenantwort entsteht, prüft ihr auch diese vor dem Versand. Ein Satz wie „Wir können im Frühjahr anfangen“ darf nicht aus einem unverbindlichen Zeitwunsch entstehen. Formuliere stattdessen eine Rückfrage oder beschreibe den nächsten abgestimmten Schritt.

6. Entscheide nach dem Test, nicht nach dem ersten Eindruck

Vergleiche für einige ähnliche Anfragen den bisherigen Ablauf mit dem unterstützten Ablauf. Notiere jeweils die Zeit für Vorbereitung und Nachkorrektur, fehlende Angaben und sachliche Fehler. Halte außerdem fest, ob die zuständige Person mit dem Briefing einen Termin tatsächlich besser vorbereiten konnte.

Wenn das Kontrollieren länger dauert als die bisherige Notiz, vereinfache die Vorlage oder wähle eine andere Aufgabe. Funktioniert der begrenzte Ablauf, dokumentiere Zuständigkeit, Ablage und Freigabe. Erst dann lohnt sich die Frage, ob ihr ihn mit euren vorhandenen Werkzeugen verbinden wollt.

Weitere mögliche Startpunkte sind eine interne Übergabenotiz aus freigegebenen Baustellenstichpunkten oder ein Social-Media-Entwurf zu einem echten Projekt. Für Content im GaLaBau bleiben eure Originalbilder und fachlichen Aussagen die Grundlage. Welche Abläufe sich verbinden lassen, klären wir auf der Seite Digitalisierung & KI für die grüne Branche.